Rekisteriseloste

Kasettilamerit ry rekisteriseloste

Laadittu 4.11.2018. Päivitetty ja julkaistu 31.5.2020

1. Rekisterinpitäjä

Kasettilamerit ry
kasettilamerit (at) gmail.com
kasettilamerit.fi

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Nimi: Aki Sivula
Tehtävä: Jäsenasioiden hoitaja
Sähköposti: kasettilamerit (at) gmail.com

3. Rekisterin nimi

Kasettilamerit ry jäsenrekisteri

4. Rekisteröidyt

Rekisteri koostuu jäsenistä ja kannattajajäsenistä. Kannattajajäsen voi olla yksityinen henkilö tai oikeuskelpoinen yhteisö. 

5. Rekisterin pitämisen ja henkilötietojen käsittelyn perusteet ja käyttötarkoitus

Yhdistyslain (26.5.1989/503) 11 §:n mukaisen jäsenluettelon ylläpito ja yhdistyksen tarkoitusperien toteuttaminen, yhteydenpito jäseniin ja sidosryhmiin, asiakassuhteiden ylläpito, markkinointi. Yhteys- ja jäsenyystietoja kerätään jäsenasioiden hoitamista, tiedotusta ja laskutusta varten. Tiedoista voidaan koota tilastoja, joista yksittäistä jäsentä ei ole mahdollista tunnistaa. Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin. 

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on:

  • Henkilön suostumus (dokumentoitu, vapaaehtoinen, yksilöity, tietoinen ja yksiselitteinen)
  • Sopimus, jossa rekisteröity on osapuolena
  • Rekisterinpitäjän oikeutettu etu (esim. asiakassuhde, jäsenyys)

6. Käsiteltävät henkilötiedot

  1. Etunimi (pakollinen)
  2. Sukunimi (pakollinen)
  3. Kotipaikka (pakollinen)
  4. Sähköposti (valinnainen) 
  5. Puhelinnumero (valinnainen)

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteröityjen tiedot kerätään sähköpostitse, puhelimitse tai tarvittaessa paperisen lomakkeen avulla.

8. Tietojen luovutus ja siirtäminen

Jäsenrekisterin tietoja ei luovuteta ulkopuolisille. Tietojen luovutuksia voidaan kuitenkin tehdä rekisteröityjen erillisellä suostumuksella esimerkiksi tutkimuskäyttöön. Tietoja ei luovuteta EU/ETA-alueen ulkopuolelle ilman erillistä suostumusta.

9.  Tietojen suojaus

Jäsenrekisterin henkilötietoihin pääsevät käsiksi vain yhdistyksen hallituksen jäsenet. Rekisteri on suojattu käyttäjätunnuksella sekä salasanalla.

Yhdistyksen jäsenillä on kuitenkin oikeus tietää muiden jäsenten nimet ja kotipaikat Yhdistyslain (26.5.1989/503) 11 §:n mukaisesti. Tällaista tietoa voidaan tarvita muun muassa tilanteessa, jolloin vähintään yksi 1/10 äänioikeutetuista jäsenistä sitä hallitukselta erityisesti ilmoitettua asiaa varten kirjallisesti vaatii.

Yhdistyksen jäsenten sähköpostiosoitteita tai puhelinnumeroita voi luovuttaa toiselle jäsenelle vain jäsenen omalla suostumuksella.

10. Tietojen käsittelyn kesto

Tietoja säilytetään jäsenyyden keston ajan, mutta kuitenkin korkeintaan yksi (1) vuosi jäsennyyden päättymisestä. Jäsen voi kuitenkin vaatia tietonsa poistettavaksi heti jäsennyyden päätyttyä.

Tilitositteet säilytetään kuitenkin 6 vuotta tilintarkastuksesta kirjanpitolain mukaisesti.

11. Tietojen käsittelijät

Kasettilamerit ry
Google (Kasettilamerit-tilin Drive-osuus)

Voimme ulkoistaa tietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti. 

12. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Jäsenrekisterin tietojen käsittely ei sisällä automaattista päätöksentekoa tai profilointia.

13. Rekisteröityjen oikeudet

Jokaisella rekisteröidyllä on tietojensa käsittelyä koskeva:

  • Tarkastusoikeus eli oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut henkilötiedot. Jos tiedoissa ilmenee virheellisyyksiä tai puutteita, voi rekisteröity pyytää korjaamaan tai täydentämään tiedot oikeiksi.
  • Vastustamisoikeus eli oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, mikäli rekisteröity kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti tai ilman asianmukaista oikeutta.
  • Poisto-oikeus eli oikeus pyytää poistamaan rekisteriin tallennettuja tietoja. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä.
  • Tiedonsiirto-oikeus eli oikeus siirtää tietojaan järjestelmästä toiseen.
  • Valitusoikeus eli oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos rekisteröity kokee, että henkilötietojen käsitelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista tai poistoa koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein. Mikäli rekisterinpitäjä ei suostu rekisteröidyn vaatimuksiin, on rekisteröidyllä oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle. Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia, että kiistanalaisten tietojen käsittelyä rajoitetaan siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistuksi.

14. Yhteydenotot

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.

15. Muutokset tietosuojaselosteessa

Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla kotisivuillemme kasettilamerit.fi asiasta ilmoituksen. Suosittelemme, että käytte säännöllisesti sivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutoksemme selosteessa.